Voorcontrole

Wilt u zeker weten dat u de mutaties goed heeft ingevoerd dan gebruikt u voorcontrole. Van elke ingevoerde mutatie wordt gecontroleerd of deze aan de boekhoudkundige voorwaarden voldoet. Van foute mutaties krijgt u te zien wat er niet goed is. De meeste fouten kunt u ook laten corrigeren door de software. Hier enkele voorbeelden van voorcontrole

 

Negatieve kas

Op de bank kunt u wellicht rood staan, als de kas leeg is kunt u geen cash betalingen doen. Als de rekening kas op enig moment in het boekjaar een negatief saldo heeft spreekt de belastingdienst van het vermoeden van 'ongeregistreerde kasstromen' (zwart geld). Voorcontrole berekent per dag het kassaldo en waarschuwt u op welke dag eventueel een negatief saldo is ontstaan. U kunt dan bekijken of u wellicht een kasstorting vergeten bent. Deze controle is voor uw boekhouder nogal tijdrovend. 

 

Btw bij privé

Als u btw-plichtig bent kunt u de btw over uw uitgaven als voorbelasting terugvragen aan de fiscus. Privé-uitgaven vallen daar niet onder. Bij mutaties op de rekening privé mag dus geen btw worden verrekend. Voorcontrole checkt alle mutaties op de rekening privé. Voorcontrole signaleert bij welke mutaties er een btw-verrekening heeft plaatsgevonden. En voorcontrole corrigeert die mutaties door de btw te verwijderen. Dit geldt ook voor andere mutaties waarbij geen btw gebruikt mag worden: boekingen op kruisposten en factuurbetalingen bijvoorbeeld. Ook dan signaleert voorcontrole de foute mutaties en corrigeert deze.

 

Btw-nummer van leverancier

Bij controle door de belastingdienst moet u de btw-nummers van uw leveranciers kunnen overleggen. Als het nummer ontbreekt omdat een leverancier niet is aangemeld voor de btw en dus geen btw in rekening mag brengen zal de fiscus de aan u terugbetaalde voorbelasting van u terug willen hebben. Dit is niet zozeer een check die uw boekhouder zal uitvoeren. Voorcontrole laat u weten of er bij een leverancier het btw-nummer niet is ingevuld. Voorcontrole kan dit niet corrigeren, dit is alleen een signalering. Dit moet u zelf oplossen: zoek het btw-nummer op en check dit op de website van de belastingdienst want ook bij een fake nummer zal de fiscus de voorbelasting terugeisen.  

 

Kruisposten in evenwicht

De rekening kruisposten gebruikt u bijvoorbeeld om betalingen van de ene naar de andere rekening te boeken. U boekt geld uit vanuit de kas naar kruisposten en als u later de bankmutatie invoert boekt u geld in van de rekening kruisposten. Per saldo moeten de inkomsten en uitgaven op de rekening kruisposten gelijk zijn. Signaleert voorcontrole dat de rekening kruisposten niet in evenwicht is dan is er òf nog een betaling onderweg, òf u bent een betaling vergeten. Uw boekhouder kan niet met uw boekhouding aan de slag zonder dat kruisposten in evenwicht is.

 

U zult veel plezier beleven aan voorcontrole. En het scheelt uw boekhouder veel werk. Wij zullen voorcontrole blijven ontwikkelen en in samenspraak met onze adviseurs blijven uitbreiden met nieuwe controles.

Hans van Heertum